Términos y Condiciones Empresariales

1. Identificación del prestador

El servicio es prestado por VUUPY S.A.S.:

2. Partes, relación empresarial y aceptación

La Empresa Cliente es la persona jurídica o persona natural que actúa en desarrollo de una actividad empresarial y que solicita, contrata o utiliza Vuupy. El Operador es la persona natural autorizada por la Empresa Cliente para acceder a la plataforma. En conjunto podrán denominarse el “Cliente”.

La relación es de naturaleza comercial entre empresas. Nada en estos términos excluye normas imperativas que sean aplicables a una parte por su condición legal concreta.

Los términos se aceptan al firmar una propuesta, orden de servicio o contrato que los incorpore; al completar el registro autorizado; o al seleccionar electrónicamente una opción inequívoca de aceptación. Quien acepta en nombre de una empresa declara tener facultades suficientes para vincularla. Los mensajes de datos y registros electrónicos podrán conservarse como evidencia de la aceptación y operación.

Si una persona no tiene autorización para representar a la empresa o no acepta estos términos, no debe activar ni utilizar la plataforma.

3. Documentos contractuales y orden de prevalencia

La relación puede estar integrada por:

• La propuesta, orden de servicio o contrato comercial aceptado por las partes.
• El anexo de tratamiento de datos o instrucciones documentadas aplicables.
• Un acuerdo de nivel de servicio, anexo de seguridad o alcance técnico, si fue pactado.
• Estos Términos y Condiciones.
• La Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Cookies.

Las condiciones particulares aceptadas prevalecen sobre estos términos respecto de su objeto específico. El anexo de tratamiento prevalece en asuntos de protección de datos y el acuerdo de nivel de servicio en disponibilidad y soporte. Los documentos se interpretarán de forma armónica y sin limitar obligaciones legales inderogables.

4. Definiciones esenciales

• Plataforma o Vuupy: servicio tecnológico empresarial de integración, procesamiento, analítica e inteligencia económica operado por VUUPY S.A.S.
• Organización: espacio lógico asignado a una Empresa Cliente, que puede incluir sedes, fuentes, configuraciones, operadores y permisos.
• Datos del Cliente: archivos, eventos, registros, configuraciones, instrucciones y demás información que el Cliente proporciona o conecta al servicio.
• Fuente: sistema o medio autorizado desde el cual se reciben datos, como POS, CRM, ERP, comercio electrónico, API, webhook o archivo.
• Sujeto analítico: identificador técnico o seudonimizado al que pueden asociarse eventos para análisis. No constituye una cuenta de acceso de la persona analizada.
• Resultado: métrica, segmento, señal, oportunidad, recomendación, respuesta de EVA, reporte u otra salida generada a partir de los datos y configuraciones disponibles.
• EVA: asistencia de inteligencia artificial gobernada que consulta contexto autorizado y apoya la comprensión y decisión de operadores habilitados.
• Orden de Servicio: documento que define el plan, alcance, vigencia, precio, impuestos, facturación, soporte y demás condiciones particulares contratadas.

5. Naturaleza y alcance del servicio

Según el plan, configuración y Orden de Servicio, Vuupy puede ofrecer:

• Creación y administración de organizaciones, sedes, operadores, roles y permisos.
• Recepción, validación, mapeo, normalización, deduplicación y trazabilidad de fuentes.
• Procesamiento de eventos de compra, interacción, factura, pago u otros eventos acordados.
• Métricas, segmentación, recurrencia, alertas, análisis y oportunidades empresariales.
• Registro de recomendaciones, decisiones, acciones, resultados y aprendizaje organizacional.
• Asistencia mediante EVA dentro de las herramientas, datos y permisos habilitados.

Declaración expresa: Vuupy no es una entidad financiera, establecimiento de crédito, central de riesgo, proveedor contable, asesor jurídico ni auditor. No capta dinero, procesa pagos por cuenta del Cliente ni concede crédito como parte del servicio descrito en estos términos. La plataforma no sustituye el criterio profesional ni garantiza un resultado comercial determinado.

6. Servicios y habilitación progresiva

Vuupy ofrece el servicio Vuupy Black. Su descripción pública presenta el alcance general, pero la disponibilidad efectiva de una capacidad depende de la Orden de Servicio, configuración, calidad y suficiencia de los datos, integraciones y permisos.

Algunas funciones pueden habilitarse progresivamente, requerir preparación de fuentes, volumen mínimo, configuración adicional o un servicio complementario. Una demostración, prototipo, contenido comercial o mención de una función futura no constituye compromiso de entrega salvo inclusión expresa en la Orden de Servicio.

7. Registro, operadores y control de acceso

La Empresa Cliente es responsable de:

• Suministrar información empresarial completa, exacta y actualizada.
• Designar únicamente operadores autorizados y asignarles el mínimo acceso necesario.
• Revisar periódicamente roles, sedes y permisos, y retirar accesos cuando dejen de ser necesarios.
• Proteger credenciales, dispositivos y mecanismos de autenticación.
• Informar inmediatamente cualquier sospecha de suplantación, pérdida o acceso indebido.
• Responder por las instrucciones y actividades de sus operadores dentro del servicio.

Las cuentas son individuales y no pueden compartirse. Vuupy puede exigir autenticación adicional, bloquear sesiones o solicitar validaciones razonables cuando detecte riesgos de seguridad.

8. Integraciones, ingesta y calidad de datos

El Cliente autoriza únicamente las fuentes descritas en la Orden de Servicio o configuración aprobada. Debe tener derecho a acceder, usar y transmitir los Datos del Cliente para las finalidades acordadas. La existencia de una conexión técnica no constituye, por sí sola, autorización jurídica.

El Cliente se obliga a:

• No cargar información obtenida de forma ilícita o incompatible con el servicio.
• Aplicar minimización y excluir datos sensibles o de menores salvo acuerdo y habilitación expresa.
• Informar formatos, reglas de negocio y cambios de estructura que afecten el procesamiento.
• Revisar errores, duplicados, campos incompletos y alertas de calidad comunicadas por Vuupy.
• Mantener copias de sus fuentes cuando sean necesarias para su operación o cumplimiento.

Vuupy aplicará validaciones razonables, pero no garantiza que una fuente sea completa, exacta o adecuada si depende de información, mapeos o sistemas controlados por el Cliente o por terceros. Los resultados deben interpretarse teniendo en cuenta cobertura, actualidad, procedencia y calidad de los datos.

9. EVA, analítica e inteligencia artificial

EVA genera explicaciones y recomendaciones a partir del contexto que el operador está autorizado a consultar. Sus resultados pueden ser probabilísticos, contener errores o no reflejar información que no haya sido integrada. El Cliente conserva la responsabilidad sobre sus decisiones y acciones.

• El operador debe validar los resultados antes de adoptar decisiones relevantes.
• No debe solicitar a EVA que revele, infiera o utilice información fuera de su autorización.
• EVA no se configura por defecto para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o impactos equivalentes significativos sobre personas naturales.
• Una automatización de alto impacto, si llega a contratarse, requerirá alcance, evaluación, controles, información al titular e intervención humana conforme a la regulación aplicable.
• Las preguntas, herramientas consultadas, resultados y decisiones relacionadas pueden registrarse para seguridad, trazabilidad, control de calidad y auditoría.

10. Obligaciones del Cliente

Además de las obligaciones anteriores, el Cliente deberá:

• Usar Vuupy únicamente para fines empresariales legítimos y dentro del alcance contratado.
• Cumplir las leyes aplicables a su actividad, personal, consumidores, impuestos y datos personales.
• Obtener las autorizaciones internas necesarias para conectar sistemas y designar operadores.
• Cooperar razonablemente en configuración, soporte, seguridad e investigación de incidentes.
• Pagar oportunamente los valores válidamente pactados en la Orden de Servicio.
• No presentar un Resultado como certeza cuando sea una estimación, señal o recomendación.
• No utilizar la plataforma para afectar ilícitamente los derechos de trabajadores, consumidores o terceros.

11. Obligaciones de Vuupy

Vuupy se compromete a:

• Prestar el servicio con diligencia razonable y conforme al alcance aceptado.
• Aplicar controles razonables de acceso, seguridad, aislamiento y trazabilidad.
• Tratar los Datos del Cliente según las instrucciones y roles documentados.
• Informar mantenimientos o incidentes conforme a los canales y compromisos aplicables.
• Proporcionar soporte según el plan u Orden de Servicio.
• No utilizar información confidencial del Cliente para competir ilícitamente con su actividad.
• Permitir la devolución, exportación o supresión de datos en los términos contractuales aplicables.

12. Uso aceptable y actividades prohibidas

El Cliente y sus operadores no podrán:

• Compartir credenciales, eludir permisos o intentar acceder a otra organización o sede.
• Introducir malware, interferir con el servicio o ejecutar pruebas de intrusión no autorizadas.
• Copiar, descompilar, desmontar o intentar obtener el código fuente, salvo derecho legal inderogable.
• Revender, sublicenciar o poner la plataforma a disposición de terceros sin autorización escrita.
• Extraer datos de forma masiva por mecanismos no habilitados o superar deliberadamente límites técnicos.
• Reidentificar sujetos seudonimizados fuera de la finalidad y autorización aplicables.
• Cargar contenido ilícito, engañoso, discriminatorio o que infrinja propiedad intelectual o privacidad.
• Usar Vuupy para vigilancia ilícita, fraude o decisiones prohibidas por la ley.

13. Protección de datos personales

Los roles dependen de cada conjunto de datos y finalidad. Vuupy actúa como responsable respecto de sus prospectos, contactos, operadores, facturación, seguridad y relaciones corporativas propias. Cuando procesa Datos del Cliente siguiendo instrucciones documentadas, Vuupy actúa normalmente como encargado y la Empresa Cliente como responsable.

Como responsable de las fuentes que integra, la Empresa Cliente deberá:

• Contar con autorización u otra base jurídica válida y demostrarla cuando resulte necesario.
• Informar finalidades, destinatarios y derechos a los titulares.
• Atender consultas, reclamos, correcciones, supresiones y revocatorias que le correspondan.
• Comunicar a Vuupy instrucciones verificables y cualquier restricción aplicable.
• Notificar incidentes o cambios que puedan afectar la legitimidad o seguridad del tratamiento.

Vuupy tratará los datos únicamente para prestar, asegurar y soportar el servicio, conforme al contrato, anexo de tratamiento y Política de Tratamiento de Datos Personales. No venderá datos personales identificables ni utilizará datos identificables del Cliente para entrenar modelos generales destinados a otros clientes sin un acuerdo y fundamento independientes.

14. Seguridad e incidentes

Cada parte implementará medidas proporcionales a los riesgos bajo su control. Vuupy podrá aplicar autenticación, aislamiento por organización y sede, permisos, mínimo privilegio, protección de secretos, cifrado en tránsito, seudonimización, separación de identidades, validación de archivos, auditoría, monitoreo, copias de seguridad y gestión de proveedores.

El Cliente reconoce que ningún sistema es infalible. Cada parte informará sin demora indebida los incidentes que puedan afectar a la otra y cooperará en contención, investigación, recuperación y notificaciones obligatorias. La comunicación de un incidente no implica por sí misma reconocimiento de responsabilidad.

15. Confidencialidad

Cada parte protegerá la información no pública de la otra con un grado de cuidado razonable y no inferior al utilizado para su propia información equivalente. Solo podrá utilizarla para ejecutar la relación y revelarla a personal, asesores o proveedores que necesiten conocerla y estén sujetos a confidencialidad.

No será confidencial la información que la parte receptora demuestre que era pública sin incumplimiento, ya conocía legítimamente, recibió lícitamente de un tercero o desarrolló de forma independiente. Una revelación exigida por autoridad se limitará a lo requerido y, cuando sea legalmente posible, se avisará previamente a la otra parte.

La obligación subsistirá mientras la información conserve naturaleza confidencial; los secretos empresariales se protegerán durante el periodo que la ley reconozca esa condición.

16. Propiedad intelectual y titularidad de los datos

Vuupy y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre la plataforma, software, interfaces, documentación, modelos, métodos, marcas y mejoras. Durante la vigencia, el Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para el uso interno contratado.

El Cliente y sus licenciantes conservan los derechos que tengan sobre los Datos del Cliente. El Cliente concede a Vuupy la autorización limitada necesaria para alojarlos, copiarlos, transformarlos y procesarlos con el único propósito de prestar, proteger y soportar el servicio.

El Cliente puede usar internamente los Resultados generados para su organización, sin adquirir derechos sobre la tecnología subyacente. Vuupy podrá usar estadísticas agregadas o datos anonimizados para operar, medir y mejorar el servicio siempre que no permitan identificar razonablemente al Cliente ni a una persona natural. Las sugerencias voluntarias podrán utilizarse para mejorar Vuupy sin revelar información confidencial.

17. Proveedores y servicios de terceros

Vuupy puede apoyarse en proveedores de autenticación, nube, base de datos, almacenamiento, inteligencia artificial, correo, observabilidad, seguridad y soporte. Vuupy gestionará estos proveedores conforme a sus obligaciones contractuales y de protección de datos.

Una integración solicitada por el Cliente puede estar sujeta a términos, disponibilidad y tarifas del tercero correspondiente. Vuupy no controla cambios o fallas originados exclusivamente en servicios externos que el Cliente contrate directamente, aunque realizará esfuerzos razonables para diagnosticar su impacto en la integración.

18. Condiciones económicas

El precio, moneda, impuestos, periodicidad de facturación, forma de pago, vigencia, renovación, permanencia, reajustes, reembolsos y servicios adicionales serán únicamente los indicados en la Orden de Servicio aceptada. La página de servicios y demás material comercial tienen carácter informativo mientras no formen parte expresa de una oferta u orden aceptada.

El Cliente pagará las sumas no controvertidas en las fechas pactadas. Ante mora, Vuupy podrá aplicar los remedios previstos en la Orden de Servicio y, previa notificación razonable cuando las circunstancias lo permitan, suspender capacidades hasta normalizar el pago. La suspensión no extingue obligaciones causadas.

19. Disponibilidad, soporte y cambios del servicio

Vuupy procurará mantener la plataforma disponible y segura, pero puede realizar mantenimientos, actualizaciones y cambios necesarios por seguridad, cumplimiento, desempeño o evolución tecnológica. Cualquier nivel garantizado de disponibilidad, tiempos de respuesta o soporte deberá constar expresamente en la Orden de Servicio o acuerdo de nivel de servicio.

Las funciones identificadas como piloto, beta, experimental o acceso anticipado pueden cambiar, suspenderse o presentar limitaciones adicionales. Vuupy informará cambios materiales que reduzcan de manera sustancial una capacidad contratada y ofrecerá los remedios previstos en el acuerdo aplicable.

20. Garantías y decisiones empresariales

Vuupy prestará el servicio con diligencia comercial razonable. Salvo garantías expresas de una Orden de Servicio o aquellas que no puedan excluirse legalmente, no garantiza que los datos de origen estén libres de errores, que toda integración opere sin interrupción, que los Resultados sean exactos en todo contexto ni que una recomendación produzca ventas, ahorros o beneficios determinados.

Los Resultados son apoyo informativo. El Cliente debe evaluar contexto, evidencia, riesgos y obligaciones profesionales antes de actuar. Continúa siendo responsable de sus decisiones comerciales, laborales, tributarias, financieras, jurídicas y de atención a consumidores.

21. Responsabilidad

Cada parte responderá por los daños directos que le sean legalmente imputables. En la máxima medida permitida por la ley, ninguna parte responderá por daños indirectos, especiales o consecuenciales, pérdida de oportunidad, lucro cesante o pérdida de datos que la parte afectada debía respaldar razonablemente, salvo que una norma imperativa o la Orden de Servicio dispongan otra cosa.

Cualquier límite económico de responsabilidad será el expresamente acordado en la Orden de Servicio; estos términos no crean un tope monetario que las partes no hayan pactado. Las exclusiones no aplicarán cuando legalmente sean improcedentes, incluyendo los supuestos de dolo o culpa grave y las responsabilidades que no puedan limitarse.

La parte que solicite una indemnización deberá adoptar medidas razonables para mitigar el daño y notificar oportunamente a la otra. Nada en esta sección libera a las partes de sus deberes de seguridad, confidencialidad, protección de datos o propiedad intelectual.

22. Reclamaciones de terceros e indemnidad

El Cliente defenderá y mantendrá indemne a Vuupy frente a reclamaciones de terceros derivadas de Datos del Cliente obtenidos o usados sin habilitación; instrucciones ilícitas; infracción de derechos por contenido aportado; uso prohibido de la plataforma; o incumplimiento imputable al Cliente. Vuupy hará lo equivalente respecto de reclamaciones que sostengan que la plataforma, usada conforme al contrato, infringe derechos de propiedad intelectual de terceros.

La parte que solicite indemnidad notificará oportunamente, permitirá una defensa razonable y cooperará. Ningún acuerdo podrá admitir responsabilidad o imponer obligaciones no monetarias a la parte protegida sin su consentimiento previo, que no será negado irrazonablemente.

23. Suspensión

Vuupy podrá limitar o suspender total o parcialmente el acceso cuando sea razonablemente necesario por:

• Riesgo de seguridad, fraude, acceso no autorizado o afectación a otra organización.
• Uso ilegal, prohibido o materialmente contrario al contrato.
• Incumplimiento de pago conforme a la Orden de Servicio.
• Requerimiento de autoridad competente.
• Necesidad urgente de proteger la plataforma, los datos o a terceros.

Cuando sea posible sin aumentar el riesgo o incumplir la ley, Vuupy notificará la causa, limitará la suspensión al alcance necesario y permitirá subsanar. Una suspensión no implica pérdida de propiedad sobre los Datos del Cliente ni autoriza usos distintos de los pactados.

24. Vigencia, terminación y datos al finalizar

La vigencia, renovación y causales particulares de terminación serán las establecidas en la Orden de Servicio. Cualquiera de las partes podrá terminar por incumplimiento material no subsanado dentro del plazo otorgado en el acuerdo aplicable, o inmediatamente cuando la subsanación sea imposible, exista ilicitud, insolvencia relevante o riesgo grave.

Al terminar, cesará el acceso y vencerán los pagos causados. Antes del cierre, el Cliente debe exportar la información mediante las herramientas disponibles o solicitar la entrega prevista en su Orden de Servicio. Vuupy devolverá, suprimirá o anonimizará los datos conforme a las instrucciones, la Política de Tratamiento, los ciclos de respaldo y las obligaciones legales. No se garantiza un periodo adicional de exportación si no fue acordado expresamente.

Subsistirán las disposiciones que por su naturaleza deban continuar, incluidas pagos pendientes, confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, responsabilidad y resolución de controversias.

25. Modificación de los términos

Vuupy puede actualizar estos términos por cambios legales, de seguridad, operativos o del servicio. La versión vigente indicará su fecha. Los cambios materiales se comunicarán por un medio razonable antes de su entrada en vigor y no modificarán retroactivamente condiciones económicas ya aceptadas.

Si el Cliente no acepta un cambio material que afecte el servicio contratado, podrá manifestarlo antes de su vigencia y usar los mecanismos de terminación previstos en su Orden de Servicio. El uso posterior a la fecha informada constituirá aceptación cuando este mecanismo sea válido legalmente.

26. Comunicaciones y notificaciones

Vuupy enviará comunicaciones operativas o contractuales al correo del representante, administrador de la organización o contacto informado en la Orden de Servicio. El Cliente debe mantener esos datos actualizados. Los avisos se entenderán recibidos conforme al mecanismo acordado y a la normativa sobre mensajes de datos.

Todas las consultas contractuales, técnicas y de hábeas data se reciben en hola@vuupy.com.

27. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, incluyendo las normas mercantiles, de mensajes de datos y de protección de datos que resulten aplicables.

Antes de acudir a la jurisdicción, las partes procurarán resolver directamente la controversia mediante sus contactos autorizados. Si no alcanzan acuerdo y no existe un mecanismo diferente en la Orden de Servicio, serán competentes los jueces de la República de Colombia conforme a las reglas legales de competencia. Una condición particular de negociación, mediación, conciliación o arbitraje prevalecerá si fue aceptada expresamente.

28. Disposiciones generales

• Independencia: no se crea relación laboral, sociedad, mandato, franquicia, agencia ni representación entre las partes.
• Cesión: ninguna parte podrá ceder el contrato en perjuicio de la otra sin autorización, salvo reorganización empresarial o cesión permitida expresamente en la Orden de Servicio.
• Fuerza mayor: ninguna parte responderá por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles fuera de su control, sin perjuicio de sus deberes de mitigación y aviso.
• No renuncia: la falta de ejercicio de un derecho no constituye renuncia.
• Divisibilidad: la invalidez de una disposición no afectará las restantes; se sustituirá por una válida que preserve razonablemente su propósito.
• Integridad: los documentos descritos en la sección 3 constituyen el acuerdo aplicable sobre su objeto y reemplazan entendimientos anteriores incompatibles.